Casos / E-01
La tesorería que se armaba a mano
Contexto
Una distribuidora ferretera con múltiples sedes pagaba a decenas de proveedores cada semana. El proceso: exportar del ERP, cruzar con correos de proveedores, calcular descuentos por pronto pago y retenciones, armar el archivo del banco. Horas de trabajo experto, cada semana, con el riesgo de que un error se convirtiera en plata perdida o en una relación comercial dañada.
La restricción. Prohibido tocar el ERP. El sistema contable de la empresa no se podía modificar ni intervenir: cualquier solución tenía que construirse alrededor, sin riesgo para la operación.
Arquitectura
- Extracción periódica del ERP sin intervenirlo, hacia una base de datos intermedia que se convirtió en la fuente de verdad de cuentas por pagar.
- Lista blanca de proveedores: solo aparece lo que el administrador registra explícitamente, con detección de proveedores nuevos para registrarlos en un clic.
- Escritorio de pagos: facturas agrupadas por proveedor, lotes consolidados, exportador en el formato exacto que exige el banco y notificación automática a cada proveedor pagado.
Fig. — E-01. El diagrama se traza como se diseñó el sistema; los pulsos marcan el flujo del dato.
Resultado
- El armado de un lote de pagos pasó de horas de trabajo manual a minutos.
- La decisión de qué pagar sigue siendo humana, con criterio de flujo de caja: el sistema eliminó el cálculo, no el criterio.
- Cada pago queda trazado desde la factura de origen hasta la notificación al proveedor.
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